Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfristen

§ 257 HGB regelt die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen für die Aufbewahrung von Unterlagen wie z.B. Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse; Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen regelt § 147 AO.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen nach § 257 Abs. 4 HGB im Grundsatz 10 Jahre, für empfangene und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe hingegen lediglich 6 Jahre.

Handelsbriefe sind Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (§ 257 Abs. 2 HGB). Dazu zählen z.B. Angebote, Aufträge bzw. Bestellungen und Auftragsbestätigungen. Handelsbriefe können als Brief, Fax oder auch e-mail vorliegen. Rechnungen und Zahlungsbelege hingegen stellen Buchungsbelege dar und sind nach § 257 Abs. 4 i.V.m. Abs. 1 Nr. 4 HGB 10 Jahre aufzubewahren.

Auch § 238 Abs. 2 HGB verlangt, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten