Definition
Der operative Einkauf grenzt sich vom strategischen Einkauf ab; er ist das Tagesgeschäft im Einkauf.
Aufgaben
- Anfragen stellen, Angebote einholen;
- Bestellen;
- Reklamieren und gegebenenfalls retournieren (bei Qualitätsmängeln);
- Termine überwachen.
Wenn man so will: der operative Einkauf gibt das Geld für Rohstoffe, Bauteile, Maschinen usw. direkt aus und beschafft die notwendigen Dinge bei Bedarf, während sich der strategische Einkauf eher im Vorfeld Gedanken macht und analysiert (Beschaffungsmarkt beobachten; Lieferanten bestimmen; prüfen, ob das Unternehmen Bauteile selbst herstellen oder beziehen sollte; Kosten analysieren usw.).
Beschaffungsprozess
Der operative Einkauf durchläuft bei einer Bestellung typischerweise folgende Schritte:
- Bedarfsmeldung: Eine Abteilung meldet ihren Bedarf an (z. B. die Produktion benötigt Rohstoffe oder die IT einen neuen Server).
- Anfrage und Angebote einholen: Beim Lieferanten oder mehreren Lieferanten werden Angebote eingeholt.
- Angebotsvergleich: Preise, Lieferzeiten und Konditionen werden verglichen; der Lieferant wird ausgewählt (soweit nicht bereits vom strategischen Einkauf vorgegeben).
- Bestellung: Die Bestellung wird aufgegeben (Bestellformular mit Bestellnummer, Menge, Preis, Liefertermin).
- Auftragsbestätigung: Der Lieferant bestätigt die Bestellung; Abweichungen (z. B. geänderter Liefertermin) werden geprüft.
- Wareneingang: Die Lieferung wird auf Vollständigkeit und Qualität geprüft; Mängel werden reklamiert.
- Rechnungsprüfung und Freigabe: Die Lieferantenrechnung wird geprüft (Mengen, Preise, Konditionen?) und zur Zahlung freigegeben.
Beispiel: Operativer Einkauf in einem Maschinenbauunternehmen
Die Produktion meldet, dass der Stahlvorrat für die nächste Woche nicht mehr ausreicht. Der operative Einkauf fragt daraufhin bei drei Stahllieferanten Angebote an, vergleicht Preis und Liefertermin und gibt die Bestellung beim günstigsten Lieferanten mit passendem Lieferdatum auf. Nach Lieferung prüft er Menge und Qualität und gibt die Rechnung nach erfolgreicher Prüfung zur Zahlung frei.
Fazit
- Operativer Einkauf ist das Tagesgeschäft der Beschaffung: Anfragen stellen, Bestellungen aufgeben, Mängel reklamieren und Termine überwachen.
- Der Beschaffungsprozess folgt festen Schritten: Bedarfsmeldung → Anfrage → Angebotsvergleich → Bestellung → Auftragsbestätigung → Wareneingang → Rechnungsprüfung.
- Abgrenzung: der strategische Einkauf analysiert und plant langfristig (Lieferantenauswahl, TCO, Make-or-Buy); der operative Einkauf setzt diese Vorgaben im Tagesgeschäft um.
- Als direkte Schnittstelle zwischen Unternehmen und Lieferant trägt der operative Einkauf Verantwortung für Versorgungssicherheit und Termintreue.